„Czy mogę odliczyć VAT od ekspresu do kawy?" — najczęstsze pytanie, które dostajemy od klientów. Krótka odpowiedź: tak, w 100%. Długa odpowiedź — niżej, z przypadkami, kiedy trzeba uważać.
Uwaga: poniższy artykuł ma charakter informacyjny. W sprawach podatkowych skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.
Dzierżawa = 100% koszt uzyskania przychodu
Faktura za dzierżawę ekspresu i dostaw kawy dla pracowników to koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT / art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Warunek: związek z działalnością gospodarczą — czyli ekspres jest w siedzibie, używany przez pracowników i klientów.
VAT — odliczenie
VAT od dzierżawy ekspresu podlega pełnemu odliczeniu (100%), jeśli:
- Firma jest czynnym podatnikiem VAT
- Ekspres jest w siedzibie firmowej
- Wykorzystywany jest do działalności opodatkowanej VAT
Tu NIE ma ograniczenia 50%, jakie dotyczy samochodów osobowych w użytku mieszanym. Ekspres jest z definicji wykorzystywany w siedzibie.
Kawa dla pracowników — też 100%?
Tak, kawa zapewniana pracownikom w miejscu pracy jest kosztem w 100% i nie stanowi przychodu po stronie pracownika (nie wlicza się do wynagrodzenia). Podstawa: art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT + interpretacje KIS.
Gdzie można się „przejechać"
1. Ekspres „w domu prezesa"
Jeśli ekspres jest de facto w domu wspólnika/prezesa, a faktura idzie na firmę — US może to zakwestionować. Dokumentacja zdjęciowa, adres dostawy zgodny z siedzibą — ważne.
2. Reprezentacja
Kawa podawana wyłącznie gościom reprezentacyjnie to NIE jest koszt (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT — wyłączenie reprezentacji). Ale kawa w recepcji dla zwykłych klientów biznesowych (spotkania, konsultacje) — tak. W praktyce US nie kwestionuje.
3. Bardzo drogie ekspresy
Jeśli dzierżawa to 3 000+ zł/mies. w firmie 3-osobowej — to „niewspółmierny koszt" dla skali biznesu. US może zwęszyć. Dopasuj skalę do zespołu.
Konkretna optymalizacja — liczby
Dla firmy w 19% CIT i 23% VAT, dzierżawa 549 zł netto/mies. (675 zł brutto):
- Odliczenie VAT: 126 zł
- Odliczenie CIT: 549 × 19% = 104 zł
- Realny koszt firmy: 675 - 126 - 104 = 445 zł/mies.
Efektywna stawka 34% rabatu podatkowego. Dla porównania — zakup za 15 000 zł amortyzuje się 5 lat × 250 zł/mies. — niższe odliczenie w pojedynczym roku.
Faktura — co musi mieć
- NIP firmy
- Pozycja „Dzierżawa ekspresu model X, miesiąc YYYY-MM"
- Kawa jako osobna pozycja (żeby księgowa nie łączyła w reprezentację)
- Załączniki: raport z telemetrii ekspresu (dowód użycia) — dla bezpieczeństwa
Nasze podejście w Robican Caffe
Klienci dostają miesięczne faktury z rozbiciem pozycji + kwartalne zestawienie zużycia. Księgowość jest prosta, a ewentualna kontrola podatkowa — bezstresowa. Wypełnij konfigurator, pokażemy konkretną kalkulację.
