Open space miał sprawić, że ludzie będą ze sobą więcej rozmawiać. Bez ścian i drzwi rozmowa miała przychodzić sama. Ethan Bernstein i Stephen Turban z Harvardu sprawdzili to w dwóch firmach z listy Fortune 500, które przeniosły się z boksów do otwartej przestrzeni. Pracownicy nosili czujniki rejestrujące rozmowy twarzą w twarz, a badacze liczyli też maile i wiadomości z komunikatorów.
Wynik był odwrotny do zamierzeń. Rozmów na żywo ubyło o ok. 70%, przybyło za to wiadomości elektronicznych. Autorzy opisali to tak:
„Zamiast pobudzać coraz żywszą współpracę twarzą w twarz, otwarta architektura zdawała się wywoływać naturalną ludzką reakcję: wycofanie się od współpracowników i kontakt przez e-mail i komunikatory”.
– Ethan Bernstein i Stephen Turban, Philosophical Transactions of the Royal Society B, 2018
Przy biurku w open space łatwiej założyć słuchawki i napisać na czacie, nawet do osoby, która siedzi obok. Rozmowa przenosi się tam, gdzie nikomu nie przeszkadza. Bardzo często jest to właśnie kącik kawowy w biurze.
Dlatego warto go projektować z taką samą uwagą jak salę konferencyjną. Zaczynamy od decyzji, których nie da się łatwo cofnąć, a kończymy na tych, które zmienisz w jedno popołudnie.
Miejsce wybierz na skrzyżowaniu dróg, nie w kącie
Sama nazwa „kącik” podsuwa najgorsze rozwiązanie: wolny róg za szafą, do którego nikt nie ma po drodze. Tymczasem to lokalizacja decyduje o tym, kto kogo w nim spotka.
Thomas Allen z MIT badał w latach 70. komunikację między inżynierami. Rozmowy stawały się coraz rzadsze wraz z odległością między biurkami, a przy ok. 50 m regularna wymiana informacji technicznych praktycznie zanikała. Ta zależność przeszła do historii jako krzywa Allena. Mówiąc najprościej: ludzie rozmawiają z tymi, których mijają.
Kilkadziesiąt lat później Ben Waber, Jennifer Magnolfi i Greg Lindsay opisali w „Harvard Business Review” firmę farmaceutyczną, która wykorzystała ten mechanizm celowo:
„Żeby handlowcy wpadali na kolegów z innych działów, zarząd przeszedł z jednego ekspresu do kawy na sześciu pracowników na jeden na 120 i stworzył nową, dużą stołówkę dla wszystkich”.
– Harvard Business Review, „Workspaces That Move People”, 2014
Sprzedaż wzrosła po jednym kwartale o 20%, czyli o 200 mln dolarów. Badacze wcześniej zmierzyli, że handlowiec, który o 10% zwiększał liczbę kontaktów z innymi zespołami, sprzedawał też o 10% więcej. To przykład jednej firmy i trudno przypisać cały wzrost samym ekspresom. Kierunek jest jednak czytelny: wspólne miejsce na kawę łączy zespoły, a osobny ekspres w każdym dziale zamyka je w sobie.
Dla open space oznacza to, że kącik kawowy powinien stać tam, gdzie krzyżują się drogi różnych zespołów: przy wejściu, w pobliżu wind albo na granicy działów. Nie w zaułku jednego z nich.
Najgłośniejsza w kąciku jest rozmowa, nie ekspres
Skoro kącik ma przyciągać rozmowy, nie może stać tuż przy biurkach. I nie chodzi głównie o młynek. Na karcie Verano Pro V1 podajemy poziom hałasu poniżej 70 dB, a mielenie trwa kilka sekund. Rozmowa przy kawie trwa kilka minut.
Wśród badaczy akustyki biur panuje dziś przekonanie, że to mowa jest głównym źródłem dyskomfortu w open space. Model fińskiego badacza Valtteriego Hongisto przewiduje, że gdy słychać każde słowo, wydajność w zadaniach angażujących pamięć roboczą spada o ok. 7%. Eksperyment francuskich ośrodków INRS i INSA Lyon z udziałem 55 osób nie podważył tej prognozy.
Rozmowa przeszkadza bardziej niż jednostajny szum, bo trudno ją zignorować. Dlatego kącik kawowy w open space dobrze oddzielić od stanowisk pracy czymś więcej niż powietrzem: ścianką, regałem z roślinami, panelami akustycznymi albo choćby korytarzem. Strefa rozmów i strefa skupienia mogą być blisko siebie, ale nie powinny na siebie zachodzić.
Gniazdko policz, zanim kupisz czajnik
Tej decyzji nie widać na żadnej wizualizacji, a po remoncie trudno ją poprawić. Typowy obwód gniazd zabezpieczony wyłącznikiem 16 A przenosi ok. 3,7 kW (230 V × 16 A).
Teraz zsumuj urządzenia. Verano Pro V1 ma moc 1700 W, typowy czajnik elektryczny ok. 2 kW, a mikrofalówka zwykle pobiera ponad 1 kW. Razem to blisko 5 kW, czyli wyraźnie więcej, niż przewiduje jeden obwód. Wyłącznik może zadziałać w najmniej odpowiednim momencie: gdy kilka osób naraz robi kawę, herbatę i podgrzewa lunch.
Na etapie projektu wystarczy jedna prośba do elektryka albo administratora budynku: ekspres na osobnym obwodzie, czajnik i mikrofalówka na innym. Jeśli kuchnia już istnieje, warto przynajmniej sprawdzić, które gniazda mają wspólne zabezpieczenie.
Woda: rura albo zbiornik – i ktoś, kto go napełnia
Ekspres podłączony na stałe do wody nie wymaga dolewania, ale potrzebuje przyłącza w zasięgu. Ekspres ze zbiornikiem stanie wszędzie tam, gdzie jest gniazdko, tyle że ktoś musi pamiętać o wodzie.
Verano Pro V1 ma zbiornik na 3 l. Zespół 20 osób obecnych w biurze wypija według naszego kalkulatora zużycia kawy ok. 30 kaw dziennie, więc zbiornik trzeba uzupełniać przynajmniej raz dziennie, a przy dłuższych kawach częściej. Verano Pro V5LB ma zbiornik na 8 l, więc dolewa się rzadziej. Większe zespoły znajdą więcej wskazówek w tekście o tym, jaki ekspres wybrać do biura na 30 osób.
Jeśli w kąciku jest zlew, niech stoi obok ekspresu, a nie po drugiej stronie pomieszczenia. Druga sprawa to twardość wody. Tam, gdzie woda jest twarda, kamień szybko osadza się w bojlerze, dlatego filtr i regularne odkamienianie trzeba zaplanować od początku. Piszemy o tym w tekście o odkamienianiu ekspresu.
Ekspres potrzebuje miejsca nad blatem, nie tylko na nim
Zestaw dwie liczby. Odstęp między blatem a szafkami wiszącymi to według poradnika kb.pl minimum 45 cm. Verano Pro V1 ma 49,4 cm wysokości. Jeśli meble zaprojektowano „na minimum”, ekspres po prostu się pod nimi nie zmieści.
Jest też drugi wymiar: pojemnik na ziarno otwiera się od góry. Na karcie V1 przypominamy, żeby zostawić nad urządzeniem miejsce na dosypywanie kawy i zapewnić dostęp do zbiornika wody od frontu lub z boku. Najprościej zaplanować w tym miejscu blat bez szafki nad nim albo z wyraźnie większym prześwitem.
Na szczęście z głębokością nie ma kłopotu. V1 ma 49,3 cm głębokości, a blat kuchenny zwykle ok. 60 cm. Szerokość to tylko 28 cm, więc obok zmieszczą się kubki i kosz na fusy. Ten ostatni warto mieć pod ręką: pojemnik na fusy w V1 mieści 25 porcji, więc przy 30 kawach dziennie trzeba go opróżniać co najmniej raz dziennie.
Lodówka stoi przy ekspresie, nie na drugim końcu biura
Kawa mleczna zaczyna się w lodówce. W naszym kalkulatorze przyjmujemy 0,15 l mleka na napój. Jeśli 6 na 10 kaw w zespole 20 osób to cappuccino albo latte, daje to ok. 2,7 l mleka dziennie. To prawie trzy litrowe kartony dziennie, które ktoś przynosi, otwiera i odstawia.
V1 ma ukryty przewód mleczny i automatycznie czyści układ mleczny, ale samo mleko musi stać w chłodzie i blisko ekspresu. Dlatego lodówkę najlepiej zaplanować pod blatem obok ekspresu albo tuż przy nim. Jeśli zespół przechowuje w niej także lunche, potrzebna będzie większa, a mleko powinno mieć w niej stałe miejsce.
Kubki myje zmywarka, nie wspólna gąbka
Mikrobiolog Charles Gerba z Uniwersytetu Arizony zbadał biurowe kubki. Bakterie znalazł na 90% z nich, a na 20% – bakterie kałowe z grupy coli. Gdy czyste kubki przecierano wspólną gąbką albo ściereczką, bakterie z grupy coli pojawiały się na każdym. Główny winowajca to rzadko wymieniane gąbki we wspólnej kuchni – relacjonowała w 2017 r. stacja FOX 29.
Dla projektu wniosek jest prosty: w kąciku kawowym zmywarka jest ważniejsza niż designerski zlew. Jeśli brakuje na nią miejsca, warto przynajmniej zaplanować suszarkę i jednorazowe ręczniki zamiast wspólnej ściereczki.
Sam ekspres też wymaga mycia i odkamieniania. Część pracy wykonuje automatyka, a w dzierżawie przeglądy oraz środki do czyszczenia i odkamieniania są w cenie.
Lista do projektu kącika kawowego
Zanim usiądziesz z architektem albo zamówisz meble, przygotuj odpowiedzi na kilka pytań:
- Gdzie krzyżują się drogi zespołów i czy kącik może stanąć właśnie tam?
- Co oddzieli strefę rozmów od biurek?
- Ile urządzeń będzie na jednym obwodzie elektrycznym?
- Przyłącze wody czy zbiornik – i kto będzie go napełniał?
- Czy nad ekspresem jest miejsce na otwarcie pojemnika na ziarno?
- Gdzie staną lodówka na mleko i kosz na fusy?
- Czym będą myte kubki?
Kącik kawowy w biurze: miejsce, dla którego warto przyjść
Ciekawostka: polskie przepisy BHP nie wymagają od biura kuchni. Pracodawca zatrudniający ponad 20 osób na jednej zmianie musi zapewnić jadalnię, ale – jak przypomina Infor – nie dotyczy to zakładów, w których wykonuje się wyłącznie pracę biurową. Kącik kawowy w biurze jest więc decyzją, a nie obowiązkiem.
Coraz częściej to decyzja strategiczna. W badaniu Microsoft Work Trend Index z 2022 r., przeprowadzonym na 20 tys. osób w 11 krajach, 73% pracowników przyznało, że potrzebuje lepszego powodu do przyjścia do biura niż oczekiwania firmy. 84% zmotywowałaby perspektywa spotkania ze współpracownikami.
Domowe biurko wygrywa z biurem ciszą i brakiem dojazdu. Biuro może wygrać tylko ludźmi, a ludzie spotykają się tam, gdzie mają po drodze i mogą porozmawiać, nikomu nie przeszkadzając. W biurze przyszłości kącik kawowy nie będzie dodatkiem do open space. To open space będzie dodatkiem do miejsc, w których ludzie się spotykają.
