Wtorek, 9:30. Przy ekspresie stoi kolejka, w pojemniku na ziarna widać dno, a zapas skończył się w poniedziałek. W piątek ta sama kuchnia świeci pustkami, a kawa z dużego zamówienia powoli traci aromat w szafce.
Ile kawy dziennie pije biuro? Zużycie kawy w biurze wydaje się prostym rachunkiem: liczba pracowników razy dwie kawy. Tyle że ten wzór myli się w obie strony. Raz zamawiasz za dużo, raz za mało, a ekspres raz się nudzi, raz nie nadąża.
Według badania Ipsos z 2019 r. statystyczny pracownik w Polsce wypija w pracy około jednej kawy dziennie. A mimo to we wtorek rano ekspres nie wyrabia. Obie rzeczy są prawdą — i właśnie w tej sprzeczności kryje się większość błędów w budżecie.
Poniżej znajdziesz 8 wniosków z badań, norm i danych rynkowych. Na końcu czeka wzór, który zmieścisz w jednej komórce Excela, i gotowe wyliczenia dla biur od 10 do 100 osób.
Licz osoby przy ekspresie, nie etaty
Pierwszy błąd w liczeniu zużycia kawy w biurze pojawia się, zanim ktokolwiek naciśnie przycisk. Do wzoru wpisujesz liczbę etatów, a kawę piją tylko osoby, które danego dnia są w biurze.
Po pandemii to dwie różne liczby. Według raportu JLL polscy pracownicy biurowi spędzali w 2024 r. w biurze średnio 2,4 dnia w tygodniu, a przed 2020 r. — 4,1. We wtorki i środy frekwencja sięgała 60–70%, w piątki tylko 10–20%.
Rozrzut między branżami jest ogromny. W badaniu Colliers z 2025 r. 44% pracowników biurowych spędzało w biurze 4–5 dni w tygodniu. W IT było to jednak średnio ok. 2,3 dnia, a w sektorze publicznym 4,1.
Przykład: 50 etatów w hybrydzie 2/5 to w przeciętny dzień ok. 20 osób przy ekspresie. Gdyby zamówić kawę dla wszystkich 50, ponad połowa zamówienia czekałaby w szafce.
W praktyce: zanim policzysz kawę, sprawdź realną obecność — w systemie rezerwacji biurek, w kontroli dostępu albo po prostu w kalendarzu zespołu.
Ile kawy na osobę? Statystyczny pracownik pije w pracy jedną — tyle że on nie istnieje
Wróćmy do badania Ipsos dla Nespresso Professional i Lyreco: 4,3 filiżanki kawy tygodniowo w pracy, czyli około jednej dziennie. Brzmi skromnie, zwłaszcza na tle popularnej zasady „dwie kawy na osobę”.
Średnia ukrywa jednak dwa światy. Kawę codziennie pije 83% pracowników administracyjno-biurowych, wyraźnie więcej niż ogół dorosłych — 71% (CBOS, 2019). A kawosze sięgają po nią średnio 2,4 razy dziennie: 30% pije jedną filiżankę, 31% dwie, a 22% trzy (Kantar dla Tchibo, 2022).
W realnym zespole jest kilka osób, które kawy nie piją wcale, i kilka, które przed lunchem kończą trzecią. To właśnie te drugie decydują, kiedy skończą się ziarna.
Przejście z jednej na dwie kawy na osobę podwaja budżet. Dlatego tej liczby — obok obecności — nie warto zgadywać, tylko trzeba ją zmierzyć.
W praktyce: przyjmij na start 1,5 kawy na obecną osobę, a po miesiącu porównaj wynik z licznikiem napojów w ekspresie. Ekspresy automatyczne zwykle taki licznik mają.
Ekspres dobierasz pod wtorek o 9:30, nie pod średnią
Budżet liczysz na miesiąc, więc wystarczy mu średnia. Ekspres żyje jednak w szczytach — i to one decydują o kolejce, dosypywaniu ziaren i nerwach.
Zużycie kawy w biurze rozkłada się nierówno na dwa sposoby. Pierwszy to dzień tygodnia: we wtorki i środy w biurach bywa kilka razy więcej osób niż w piątki. Drugi to pora dnia: 63% pracujących pije kawę rano, a 49% w porze lunchu (Ipsos, 2019).
Producenci podają dla ekspresów zalecaną maksymalną wydajność dzienną. Dla przykładu: Jura WE8 to 30 kaw, Jura X8 — 80, a Jura GIGA X3 — 150. To górna granica komfortowej pracy, a nie norma do wyrabiania każdego dnia.
Ekspres pracujący na limicie to także ciągłe dosypywanie. WE8 mieści 500 g ziaren, więc przy 30 kawach po 9 g pojemnik pustoszeje w niespełna dwa dni.
W praktyce: policz kawy w najmocniejszy dzień tygodnia i dodaj ok. 25% zapasu. Dopiero ta liczba mówi, jakiej wydajności szukać. W konfiguratorze podaj więc liczbę osób obecnych w najmocniejszy dzień, a nie etatów.
Ile kawy z 1 kg? Zależy od ustawień ekspresu, nie od paczki
Klasyczne włoskie espresso to ok. 25 ml naparu z ok. 7 g kawy. Włoski standard z 2018 r. dopuszcza 7–9 g, a podwójna porcja to 14–18 g. Ekspresy automatyczne pozwalają ustawić dawkę w szerokim zakresie — na przykład Jura X8 od 5 do 16 g.
Z jednego kilograma wychodzi więc ok. 140 espresso po 7 g, ok. 110 kaw po 9 g albo ok. 60 podwójnych po 16 g. Ta sama paczka, ci sami ludzie, a wynik różni się ponad dwukrotnie.
To dobra wiadomość, bo dawką da się zarządzać. Domyślny „duży kubek” z podwójną dawką potrafi po cichu podnieść zużycie kawy w biurze o kilkadziesiąt procent. Ustawienia napojów warto więc wybrać świadomie, zamiast zostawiać fabryczne.
Druga strona medalu to świeżość. Kawa ma szczyt smaku ok. 1–3 tygodnie po wypaleniu, więc kupowanie dużych worków na kilka miesięcy kończy się płaską kawą w szafce. Więcej przeczytasz w tekście Co dzieje się z kawą po wypaleniu.
W praktyce: do kalkulacji przyjmij 9 g na kawę — tyle wychodzi, gdy większość kaw to porcje pojedyncze, a mniej więcej co piąta jest podwójna.
Mleko to drugi budżet, którego nie widać w kalkulacjach
Wiele kalkulatorów kończy się na kilogramach ziaren. Tymczasem w biurze z ekspresem automatycznym mleko wymaga tyle samo uwagi co kawa: trzeba je kupić, trzymać w lodówce i codziennie czyścić system mleczny.
Ile go idzie? Certyfikowane włoskie cappuccino to 25 ml espresso i 100 ml spienionego mleka. Lavazza podaje ok. 150 ml mleka do cappuccino, 140 ml do flat white i 170–230 ml do latte.
Już w 2019 r. blisko co czwarty pracownik pił kawę z mlekiem (Ipsos). Jeśli w Twoim biurze mleczna jest co trzecia kawa, na każde 100 napojów zejdzie ok. 5 litrów mleka. Przy 45 kawach dziennie to ok. 47 litrów miesięcznie.
Mleko zmienia też wybór sprzętu. Biuro, które pije głównie cappuccino, potrzebuje ekspresu z automatycznym spienianiem i dyscypliny w czyszczeniu. Bez niej najpierw spada smak, a potem higiena — kalendarz czynności znajdziesz w tekście Serwis ekspresu do kawy — jak często?
W praktyce: licz mleko osobno: kawy dziennie × udział kaw mlecznych × 0,15 l.
Kawa podrożała o ponad połowę, a i tak wygrywa z kawiarnią
Budżet na kawę ustalony kilka lat temu mógł zestarzeć się szybciej niż ziarna. Według Eurostatu ceny kawy w Polsce rosły o 15,0% w 2022 r., 15,9% w 2023, 3,7% w 2024 i 12,6% w 2025 r. Łącznie to ok. 56% więcej niż w 2021 r. W sierpniu 2026 r. wzrost zwolnił do 3,3% rok do roku, ale ceny nie wróciły do dawnego poziomu.
A jednak rachunek wciąż jest prosty. Przy cenie 60–140 zł za kilogram i 9 g na porcję same ziarna kosztują ok. 0,55–1,25 zł na kawę. Po doliczeniu dzierżawy ekspresu za 250–550 zł netto miesięcznie biuro na 25 etatów (ok. 470 kaw w miesiącu) płaci ok. 1–2,5 zł za kawę, nie licząc mleka.
Dla porównania: średnie cappuccino w polskiej kawiarni kosztowało w 2025 r. 13,30 zł — wynika z analizy ponad 2000 kawiarni przygotowanej przez Przyjaciół Kawy.
Do tego dochodzi czas. Amerykańska ankieta OnePoll, zlecona przez producenta systemów napojowych Flavia, oszacowała, że wyjście od biurka po kawę i powrót zajmuje ok. 16 minut. W Wielkiej Brytanii blisko połowa pracowników w ciągu ostatniego roku wyszła z pracy po kawę do kawiarni (World Coffee Portal, 2026).
Prawdziwe porównanie nie brzmi więc „kawa w biurze czy brak kawy”. Brzmi: „kawa w biurze czy kawa na mieście plus kwadrans poza biurkiem”.
W praktyce: aktualizuj cenę kilograma w kalkulatorze co najmniej raz w roku — to najszybciej starzejąca się liczba we wzorze. A zanim przejdziesz na tańszą mieszankę, sprawdź ukryte koszty tanich mieszanek kawy.
Ile kawy dziennie można wypić? Górny limit wyznacza zdrowie, nie ekspres
Skoro liczymy, ile kawy pije biuro, warto znać też sufit. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) wyznacza go jasno:
„Spożycie do 400 mg kofeiny dziennie (…), rozłożone na cały dzień, nie budzi obaw o bezpieczeństwo u zdrowych dorosłych w populacji ogólnej, z wyjątkiem kobiet w ciąży.”
— EFSA, opinia naukowa w sprawie bezpieczeństwa kofeiny (2015), tłum. red.
Według EFSA porcja espresso o objętości 60 ml (mniej więcej podwójne) to ok. 80 mg kofeiny, a filiżanka kawy przelewowej (200 ml) — ok. 90 mg. Limit to więc ok. 4–5 takich kaw dziennie. Pojedyncza dawka do 200 mg również nie budzi obaw, a dla kobiet w ciąży EFSA wskazuje do 200 mg na dobę.
Liczy się też godzina. Według EFSA już 100 mg może wpływać na sen, jeśli wypije się je blisko pory snu. W badaniu opisanym przez American Academy of Sleep Medicine 400 mg kofeiny przyjęte 6 godzin przed snem skróciło sen o ponad godzinę.
Wniosek dla Ciebie jest praktyczny. Półtorej do dwóch kaw w pracy to ok. 120–180 mg kofeiny, a część zespołu pije kawę także w domu. Dlatego ekspres nie powinien być jedyną opcją: kawa bezkofeinowa oraz herbaty ziołowe i owocowe to ukłon w stronę osób w ciąży, wrażliwych na kofeinę i tych, które wieczorem chcą spokojnie zasnąć.
W praktyce: jedna pozycja „bez kofeiny” w ofercie biurowej kuchni kosztuje niewiele, a poszerza grono osób, które z niej korzystają.
Ekspres to nie automat do kofeiny, tylko infrastruktura rozmów
Najciekawszy wniosek nie dotyczy kilogramów, tylko ludzi. Zespół Alexa „Sandy’ego” Pentlanda z MIT badał call center banku i zaproponował kierownikowi coś, co przeczyło podręcznikom efektywności: wspólną przerwę kawową dla całego zespołu w tym samym czasie. Kierownik był — jak pisze Pentland — bezradny i zdesperowany, więc spróbował.
Średni czas obsługi rozmowy spadł o ponad 20% w słabszych zespołach i o 8% w całym centrum. Nowy grafik przerw zaczął trafiać do wszystkich 10 call center banku (25 000 osób) z prognozą wzrostu produktywności o 15 mln dolarów rocznie. Pentland podsumował swoje badania tak:
„Wiemy już, że 35% zmienności wyników zespołu można wyjaśnić po prostu liczbą rozmów twarzą w twarz między jego członkami.”
— Alex „Sandy” Pentland, „Harvard Business Review” (2012), tłum. red.
Liczy się też miejsce. Ben Waber, badacz przepływu rozmów w biurach i prezes firmy Humanyze, mówi wprost:
„To, gdzie stoi ekspres do kawy, ma ogromne znaczenie. Pozwala przewidzieć mniej więcej 20% interakcji w biurze.”
— Ben Waber w rozmowie z „Fortune” (2023), tłum. red.
Ekspres postawiony między dwoma zespołami sprawia, że rozmawiają ze sobą częściej, a postawiony w środku jednego zespołu wzmacnia rozmowy wewnątrz niego. Firma farmaceutyczna, którą Waber ze współautorami opisał w „HBR”, zrobiła coś wbrew intuicji: zamiast jednego ekspresu na 6 osób postawiła jeden na 120 i dużą wspólną stołówkę. Sprzedaż wzrosła o 20% już po kwartale.
Liczy się więc nie tylko to, co jest w filiżance, ale też to, kogo spotykasz przy ekspresie. Jak zaplanować takie miejsce, opisaliśmy w tekście Kącik kawowy w open space.
W praktyce: zanim zapytasz „ile ekspresów?”, zapytaj „gdzie?”. Postaw ekspres tam, gdzie chcesz, żeby ludzie na siebie wpadali.
Kalkulator zużycia kawy w biurze: wzór i gotowe wyliczenia
Większość tych wniosków składa się na jeden wzór. Zmieścisz go w jednej komórce Excela:
Kawy dziennie = etaty × obecność × kawy na osobę + goście
Kawa ziarnista na miesiąc (kg) = kawy dziennie × 21 dni roboczych × 9 g ÷ 1000
Mleko na miesiąc (l) = kawy dziennie × udział kaw mlecznych × 0,15 l × 21 dni
Koszt ziaren na miesiąc (zł) = kawa ziarnista na miesiąc (kg) × cena za kilogram
Założenia na start — podmień je na swoje:
- obecność: 90% w biurze stacjonarnym, 60% w hybrydzie 3/5, 40% w hybrydzie 2/5,
- kawy na obecną osobę: 1,5 (1 w spokojnym biurze, 2–2,5 w biurze pełnym spotkań),
- 9 g kawy na napój (większość porcji pojedynczych, mniej więcej co piąta podwójna),
- co trzecia kawa z mlekiem, ok. 150 ml,
- goście: wyliczenia poniżej ich nie uwzględniają, więc przy częstych wizytach klientów dolicz ich kawy osobno.
Tak wygląda to dla biura w hybrydzie 3/5:
- 10 etatów: ok. 9 kaw dziennie (12 w najmocniejszy dzień), ok. 1,7 kg ziaren i ok. 9 l mleka miesięcznie, ekspres od 15 kaw dziennie.
- 25 etatów: ok. 23 kawy dziennie (30 w najmocniejszy dzień), ok. 4,3 kg ziaren i ok. 24 l mleka miesięcznie, ekspres od 40 kaw dziennie.
- 50 etatów: ok. 45 kaw dziennie (60 w najmocniejszy dzień), ok. 8,5 kg ziaren i ok. 47 l mleka miesięcznie, ekspres od 80 kaw dziennie.
- 100 etatów: ok. 90 kaw dziennie (120 w najmocniejszy dzień), ok. 17 kg ziaren i ok. 95 l mleka miesięcznie, ekspres od 150 kaw dziennie.
Najmocniejszy dzień to 80% obecności, a wydajność ekspresu zawiera ok. 25% zapasu ponad ten szczyt. Przy cenie 60–140 zł za kilogram biuro na 25 etatów w hybrydzie wyda na same ziarna ok. 260–600 zł miesięcznie.
Biuro stacjonarne? Średnią liczbę kaw, kilogramy i litry pomnóż przez 1,5. Szczyt licz przy pełnej obecności: 50 etatów × 1,5 kawy to 75 kaw, więc szukasz ekspresu od ok. 95 kaw dziennie.
Ostatni krok jest najważniejszy. Po miesiącu porównaj wynik z licznikiem ekspresu i popraw jedną liczbę — kawy na osobę. Od tej chwili już nie szacujesz, tylko wiesz.
Kawa jako wskaźnik życia biura
Biuro przestaje być miejscem, do którego chodzi się codziennie z przyzwyczajenia. Coraz częściej przychodzi się do niego po coś: po rozmowę, decyzję, wspólną pracę. W takim biurze licznik ekspresu mówi więcej niż lista obecności — pokazuje, w które dni i o których godzinach firma naprawdę żyje.
Dlatego zużycie kawy w biurze warto traktować jak dane, a nie tylko jak pozycję na fakturze. Kilogramy podpowiedzą budżet, szczyty — sprzęt. A miejsce, w którym stoi ekspres, zdecyduje, kto z kim porozmawia.
Na koniec pytanie, które warto zadać sobie przed kolejnym zamówieniem: gdyby jutro ekspres stanął między dwoma zespołami, które dziś tylko mijają się na korytarzu, o czym zaczęłyby rozmawiać?
Chcesz policzyć to dla swojego biura? Konfigurator zajmie 2 minuty — zaczynasz od liczby osób i typu biura, a na końcu dostajesz wycenę. Bez zobowiązań. W abonamencie kawa przyjeżdża co miesiąc w ilości dobranej do zużycia w Twoim biurze, a gdy licznik ekspresu pokaże co innego, zgłaszasz zmianę ilości.
